Správce osobních údajů

ValaCom s.r.o.
Pod Mlýnem 400
664 24 Drásov
Česká Republika
IČ: 24545121

E-mail: info@iuscloud.cz

Naše role při zpracování

ValaCom s.r.o. je správcem údajů, u nichž sama určuje účel a způsob zpracování: zejména údajů z webových poptávek, uživatelských a zákaznických účtů, fakturace, technické podpory a vlastního provozu služby.

U osobních údajů, které zákazník ukládá do aplikace při své činnosti, vystupuje ValaCom s.r.o. zpravidla jako zpracovatel. Účely a právní základ tohoto zpracování určuje příslušný zákazník jako správce.

Veřejný web a poptávky

Kontaktní formulář zpracovává jméno, název kanceláře, e-mail, případně telefon, obsah zprávy a případné údaje o zdroji poptávky. Pro bezpečný provoz webu mohou vznikat technické údaje o požadavcích.

Údaje používáme k vyřízení dotazů a žádostí o ukázku služby. Právním základem je jednání o smlouvě podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, pokud jste její budoucí smluvní stranou; v ostatních případech náš oprávněný zájem odpovídat na poptávky podle písm. f). Bezpečný provoz webu opíráme o oprávněný zájem podle písm. f).

Registrace, účty a přihlášení

Při zřizování a správě uživatelských účtů se zpracovávají identifikační a kontaktní údaje, zejména jméno a e-mail, přiřazení k zákaznickému účtu a údaje potřebné k přihlášení a dvoufaktorovému ověření (2FA). Veřejná přihlašovací stránka podle e-mailu vyhledá příslušnou kancelář a přesměruje uživatele na její přihlášení.

Účelem je umožnit přístup oprávněným uživatelům a chránit jejich účty. Právním základem je plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, je-li uživatel smluvní stranou; u uživatelů zákazníka a pro ochranu účtů jde o oprávněný zájem podle písm. f). Bez údajů potřebných k vytvoření účtu a ověření přístupu nelze uživatelský přístup poskytnout.

Zákaznický účet a fakturace služby

Pro správu vztahu se zákazníkem a účtování služby zpracováváme údaje o zákazníkovi a jeho kontaktních osobách, sjednané službě, platbách a fakturační údaje. Jde-li o údaje fyzických osob, jsou součástí tohoto zpracování osobní údaje.

Poskytování a vyúčtování služby opíráme o plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR u zákazníka, který je fyzickou osobou; u kontaktních osob zákazníka o oprávněný zájem na správě smluvního vztahu podle písm. f). Účetní a daňové doklady uchováváme za účelem splnění právních povinností podle písm. c). Nezbytné fakturační údaje jsou podmínkou vyúčtování služby.

Technická podpora

Při řešení požadavků podpory zpracováváme kontaktní údaje, obsah komunikace a údaje potřebné k vyřešení nahlášeného problému. Účelem je odpovědět a poskytnout podporu služby. Právním základem je plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, pokud jste smluvní stranou, jinak oprávněný zájem na podpoře zákazníků podle písm. f).

Technické a bezpečnostní záznamy

Pro provoz, diagnostiku a ochranu webu a aplikace mohou vznikat provozní, přihlašovací a auditní záznamy, například čas události, identifikace účtu, provedená akce a technické údaje o požadavku. Zpracování nezbytné k ochraně vlastní služby opíráme o oprávněný zájem na jejím bezpečném a spolehlivém provozu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Příjemci údajů

Údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny poskytovatelům technického provozu, ukládání dat a e-mailové komunikace, případně osobám zajišťujícím účetnictví a podporu, pokud se na těchto činnostech podílejí. Údaje můžeme poskytnout také orgánům veřejné moci, ukládá-li to zákon. Konkrétní zapojení dodavatelů a jejich role je třeba posoudit podle skutečného provozu služby.

Doba uchovávání

Údaje uchováváme podle účelu: poptávky po dobu potřebnou k jejich vyřízení a případnému navázání spolupráce; účty a smluvní údaje po dobu poskytování služby a řešení souvisejících nároků; účetní a daňové údaje po dobu vyžadovanou právními předpisy; technické záznamy po dobu potřebnou k provozu, zabezpečení a řešení incidentů. U obsahu vloženého zákazníkem určuje dobu uchování zákazník a příslušné smluvní podmínky.

Předávání mimo EU/EHP

Případné předání osobních údajů mimo EU nebo Evropský hospodářský prostor podléhá pravidlům kapitoly V GDPR. Informace o tom, zda při provozu IUSCloudu k takovému předání dochází, o dotčených zemích a použitých zárukách musí odpovídat skutečně zapojeným službám a smluvním podmínkám.

Zabezpečení údajů

K ochraně údajů slouží autentizace včetně možnosti dvoufaktorového ověření, role a oprávnění pro přístup k údajům a auditní historie změn. Konkrétní technická a organizační opatření se řídí skutečným nasazením služby.

Vaše práva

Podle okolností můžete požadovat přístup ke svým údajům, jejich opravu nebo výmaz, omezení zpracování a přenositelnost údajů. Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete vznést námitku. Práva lze uplatnit na níže uvedeném kontaktu; jejich rozsah se řídí GDPR.

Pokud jde o údaje vložené zákazníkem do aplikace, žádost směřujte k tomuto zákazníkovi jako správci; při jejím vyřizování mu poskytneme součinnost v rozsahu stanoveném GDPR.

Stížnost u dozorového úřadu

Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Informace o podání stížnosti najdete na stránkách úřadu: uoou.gov.cz.